Patrick Lencioni käsittelee kirjassaan Overcoming the Five Dysfunctions of a Team (2005) tiimeissä näkyviä erilaisia toimintahäiriöitä ja miten niiden kanssa toimitaan. Toimintahäiriöt ovat seuraavat: Luottamuksen puute, konfliktien pelko, ei sitouduta, vastuun ottamisen puute, unohdetaan tulokset.

Lencioni kuvaa toimintahäiriöitä pyramidilla seuraavasti:

 

Pyramidilla kuvaaminen herättää ajatuksen tärkeysjärjestyksestä. Alimmaiset palikat luovat meille perustan, jotta ylemmät palikat ovat mahdollisia ja toimivat oikein.

Mitä toimintahäiriöt siis tarkoittavat?

Luottamuksen puute (Absence of trust)

“Luotan, että Joonas tekee työn huolella.” -kaltaista luottamusta tässä ei haeta.

Luottamuksen puutteella Lencioni tarkoittaa haavoittuvuuteen perustuvaa luottamusta (vulnerable-based trust). Tiimin sisällä ei voida olla aidosti avoimia omasta elämästään. Luottamuksen puute estää oikeiden asioiden kertomisen, mikä aiheuttaa varautuneisuutta ja verhon taakse piiloutumista. Kun luottamusta ei ole tarpeeksi, estää se käytännössä kaiken tiimimäisen toiminnan. Keskustelu ei ole avointa ja synnyttää myös poliittiselta keskustelulta kuullostavaa jargonia!

Miten luottamusta kasvatetaan? Lencionilla on erilaisia toiminnallisia työkaluja lueteltuna ja suurin osa tai oikeastaan kaikki perustuvat osaltaan vuorovaikutukseen. Itse uskon vahvasti, että yhteiset, ilman kiirettä käydyt keskustelut tiimin todellisista tuntemuksista, auttavat luottamuksen rakentumiseen. Luottamuksen rakentaminen vaatii aikansa. Vaikka yritys olisi toiminut jo useamman vuoden, ei luottamusta vältttämättä ole syntynyt, ellei asian eteen tehdä jotakin. Kokeilkaa istahtaa tiimin kanssa ympyrään. Älkää pitäkö mitään käsissä tai sylissä. Näette toisenne ilman ponnisteluja. Keskellä ei ole kuin läpikäytävä aihe.

Luottamuksen ollessa kunnollisella tasolla voidaan tiimissä päästä seuraavan toimintahäiriön kimppuun.

Konfliktien pelko (Fear of conflict)

Onko usein käynyt mielessä, että nyt tekisi mieli sanoa vähän kovemmin jokin asia! Ärsyttää kun tuntuu ettei ymmärretä tai tehdään samaa virhettä yhä uudestaan ja uudestaan? Tuulettaminen ei ole paha asia! Asiasta voi keskustella jopa kiivaasti. Tämä on mahdollista ainoastaan, kun luottamus on kunnossa. “Uskallan sanoa sinulle tämän, koska luotan siihen, että ymmärrät tarkoitukseni ja etten ajattele tätä henkilökohtaisesti.”

Lencioni mainitsee kirjassaan, ettei konfliktien kuulu mennä henkilökohtaisuuksiin menevän rajan yli, mutta voi käydä siinä ihan lähellä.

Itse koen konfliktit sellaisina, että niiden syntymistä ei saa pelätä, mutta haluan tiedostaa sen, että konfliktin tullessa, molemmat osapuolet haluavat sen myös selvittää. Selvittämätön konflikti aiheuttaa turhaa stressiä ja mielikuvitus saa aivan liikaa sijaa.

Sitoutumisen puute (Lack of commitment)

Tiimikaverisi saa mielestään hyvän idean yrityksen parhaaksi ja on valmis aloittamaan hommat. Monet pitävät ideaa hyvänä ja muutamat eivät osaa sanoa juuta eikä jaata. Sitoutunut tiimi ottaa askeleita työn edistymiseksi vaikka ei aina pidä ideaa alkuun järkevänä.

Todella usein ei täysin ymmärretä, mitä ollaan tekemässä. On tärkeää, että tekemisen ohella muistutetaan ja käydään läpi tekemistä, jotta pysytään kartalla. Vastuu on leaderin lisäksi myös tiimillä! Tämäkin kuulostaa älyttömän helpolta, mutta on todella vaikeaa todellisuudessa.

Vastuun välttely (Avoidance of accountability)

Patrick Lencioni käyttää accountability-sanaa selittämään tiimin halua muistuttaa toisiaan siitä, milloin tiimiläinen ei täytä sovittuja standardeja toiminnan tasossa. Kuinka moni nostaa kättään kun kysytään vapaaehtoista? Kuinka moni on toteuttamassa sitä mitä tuli työpaikalle tekemään alunperin? Lencionin mielestä hyvänä motivaattorina työntekijällä toimii nimenomaan haluttomuus pettää oman työkaverin luottamus, kuin auktoriteetilta mahdollisesti saatavan rangaistuksen pelko. Voisin kuvitella, että omaan työhönsä fakkiutunut työntekijä saa aivan uutta virtaa ollessaan vastuussa itsensä lisäksi myös työtovereilleen, eikä vain johdolle.

Lencioni kertoo että tiiminjäsenten tulee tietää toisten tekemisistä, jotta sovittujen toiminnan tason standardien täyttyminen tulee näkyväksi. Kun luottamus ja konfliktit ovat hallussa, ehdottaa Lencioni “lightning round” -työkalua kehittämään tiimiläisten tietoisuutta. Työkalussa toimitaan yksinkertaisuudessaan niin, että jokainen tiiminjäsen saa aikaa 30 sekuntia kertoa viikon kolme tärkeintä tehtävää. Jos joku tiimiläisistä kokee, että priorisoinnissa on kyseenalaistettavaa tai että henkilön aikaa tarvitaan muualla, on kyseinen hetki oikea aika tuoda se esille.

Parasta vastuunottoa on mielestäni se, kun tekee virheen ja ottaa siitä vastuun. “Mä mokasin, kehityn, jatketaan.”

Ei huomioida tuloksia (Inattention of results)

Kaikki edelliset häiriöt on hoidossa, mutta unohdetaan tärkeä kärki, tulokset. Tuloksiin ei keskitytä, vaan tuudittaudutaan mukavaan tekemiseen. Tuloksiin tulee keskittyä ja tavoitteiden tulee olla näkyvillä seinillä tai muualla. Minulle ehdotetaan usein vision boardin tekemistä. Board pitäisi sijoittaa paikkaan, jossa sen varmasti näkee päivittäin. Tämä mahdollistaa sen, että kyseiset tavoitteet palautuvat mieleen silloinkin, kun niitä ei osaa ajatella.

Tuloksia tulee myös mitata. Tiimi voi todella aiheuttaa positiivista painetta toisilleen! Tietysti alemmat tasot on syytä olla kunnossa, jotta ei aiheudu ahdistusta.

Ei saa unohtaa alatasoja!

Pyramidin kuva mielessä huomaan kiinnittäväni huomiota siihen, miten usein alatasot jäävät vähäiselle arvostukselle ja keskitytään vain ja ainoastaan tuloksiin. Kun näin on, työskentely tapahtuu myös pääsääntöisesti yksin eikä tiimityöskentelyä ole. Vuorovaikutus pakollisissa palavereissa on poliittista ja ajanhukkaa.

Erittäin iso lukusuositus Lencionin kirjallisuudelle! Löytyy suomeksi ja enemmän sitten englanniksi. Tämä postaus oli täysin pintaraapaisua. Keskustelen mielelläni aiheesta enemmänkin! On hyvä välillä pohtia, miten omassa työympäristössä näkee asioiden olevan.